Etant abonné à quelques mailing-list maintenant, et ayant la facheuse tendance à utiliser mutt pour lire mes mails, j’ai pu constater à quels point les quelques règles de bonne conduite (ou netiquette) concernant l’écriture d’un mail n’étaient pas respectées.

Comme bien souvent, il s’agit de méconnaissance voire d’ignorance, je vais tenter de rassembler ici les quelques idées, les grandes lignes à respecter pour faciliter à tous la lecture.

Le courriel (ou mail) est un outil fabuleux permettant une transmission d’information et l’interaction entre personnes de façon rapide.

Il reste cependant basé sur quelques règles permettant à chacun une lecture rapide et facilitée.

Voici donc les quelques règles que je m’efforce d’appliquer. J’invite chaque lecteur de cet article à en faire autant.

Je ne traiterais pas ici du fond qui est superbement rédigé dans ce howto : How To Ask Questions The Smart Way et dont vous trouverez la traduction francaise ici : Comment Poser Les Questions De Manière Intelligente, mais uniquement de la forme.

Ecrire un courriel

 Le format :

Le format préféré est le format texte. il est compréhensible par tous les logiciels de courrier. Si vous devez choisir entre ce format et le format HTML n’hésitez plus : texte texte texte texte ...

 La largeur du texte :

La norme veut que les mails soient rédigés sur 72 colonnes. Evitez autant que possible de dépasser cela, beaucoup de logiciels de courrier (dont nous tairons le nom ;o) ont la facheuse tendance d’afficher un retour à la ligne sans pour autant réellement le faire. Vérifiez la configuration de votre mailer.

 Les pièces jointes :

Vous êtes l’heureux titulaire d’une superbe connexion haut débit et souhaitez envoyer l’image de votre superbe élevage de pingouins ;o). Vous récuperez donc l’image au format géant pesant 3 Mo et l’envoyez généreusement à votre liste de destinataires préférés.

Réalisez maintenant que vous allez envoyer à chacun une copie de votre image.

N’est il pas plus judicieux de mettre en ligne votre image (chaque fournisseur d’accès, ou presque, mettant à disposition de l’espace disque avec votre abonnement, sinon il existe une multitude d’hébergeurs gratuits).

Indiquez simplement dans votre mail l’adresse de la photo en question (Réduisez et compressez un peu cela ne fera pas de mal).

 Limitez votre signature :

Par convention la signature doit être limitée à 4 lignes sur 72 colones. Faites la précéder de deux tirets, un espace et un retour a la ligne ceci permettra aux mailers de vos correspondants de la supprimer automatiquement lorsqu’ils vous répondront.

N’hésitez pas à supprimer les signatures lorsque vous citez (ou quotez ) un courriel.

 la liste des destinataires (ou respecter l’anonymat) :

Ne mettez jamais l’ensemble des adresses emails des destinataires dans le champ To : ou Cc : (Copie Carbone).

Certains de vos destinataires peuvent ne pas se connaitre entre eux et ne souhaitent pas forcément que leurs emails soient transmis à n’importe qui.

(Par ailleurs il suffit qu’une personne dont la machine soit infectée par un virus pour que votre mail soit le foyer d’un spammning incessant).

 Les listes de diffusion sont là pour cela :

Si vous avez l’habitude de correspondre avec un grand nombre de personnes sur un sujet précis, créez plutot une liste de diffusion appellée également mailing-list en bon français de France.

Cela simplifiera largement la gestion de la liste de destinataires, et qui plus est permettra à votre serveur SMTP (ou celui de votre fournisseur d’accès) de respirer un peu (les robots de mailing-list étant prévus pour cela.

 l’inscription à une mailing-list :

N’inscrivez JAMAIS quelqu’un à une mailing-list. Cela est interdit, vous devez informer cette personne de la création de votre liste, et lui proposer de s’inscrire.

 N’écrivez [pas] en majuscule :

Comme sur IRC, cela sera compris comme un ton de colère et pourrait ainsi complètement détourner le lecteur du ton que vous souhaitiez faire adopter à votre courriel.

 Evitez tant que possible la pollution :

Une mailing list n’est pas un channel irc, nullement besoin de mailer à l’ensemble de la liste un ’lol’ ou autre ’mdr’.

Evitez également en cas de demande de désabonnement de demander les coordonnées à l’ensemble de la liste. Les gestionnaires de la liste sont généralement là pour répondre à toutes vos questions. Ecrivez leur en privé.

La Réponse :

 On quote l’auteur du message d’origine :

Ceci permet de resituer le contexte au destinataire de votre courriel.

 Ne citez que ce qui est nécessaire :

Permettez à votre correspondant d’aller directement à l’essentiel en ne reprenant que la ou les phrases intéressantes pour resituer le contexte.

 Positionnez correctement votre réponse :

La lecture s’effectue de haut en bas. Il est donc nettement plus pratique de répondre en dessous de la citation. La lecture de votre courriel en sera d’autant plus facile.

 N’utilisez pas la fonction REPLY pour créer un nouveau sujet :

Un logiciel de courrier (même en mode texte je vous assure) correctement configuré gère les enfilades (outhread).

Il est particulierement pénible de voir un nouveau message au milieu d’une enfilade pour deux raisons :

* la première étant que cela n’a rien à voir avec le sujet et est relativement agaçant.

* le deuxieme étant une non réponse à votre enfilade. Une personne inscrite sur une mailing-list peut tout à fait passer un thread dont le sujet ne l’intéresse pas et de ce fait ne jamais lire votre mail.

Enfin pensez à lire la charte d’utilisation de la liste de diffusion à laquelle vous vous inscrivez. Il est possible que d’autres choses soient demandées.

Voilà, cette liste n’est pas du tout exhaustive, mais recense déjà les choses les plus importantes (à mes yeux du moins). Je vous remercie d’avoir consacré quelques temps a la lecture de ce document.

Un autre document intéressant sur le mail en général : http://marc.herbert.free.fr/mail/